So können flexible Arbeitszeitmodelle umgesetzt werden

Was ist in den letzten 100 Jahren alles passiert! Unsere Autos fahren mittlerweile fast von allein. Ein Meilenstein. Wir waren auf dem Mond und peilen den Mars an. Ein Meilenstein. Statt Telegrammen schicken wir heute Emails, die in Sekundenbruchteilen ihr Ziel erreichen. Ein Meilenstein. Die Einführung des starren Achtstundentages als Arbeitszeitmodell ist bereits über 100 Jahre alt. Ein Meilenstein. Ja, aber einer, der zum Feiern einlädt? Eher nein. Denn heute sind flexible Arbeitszeit und Agilität das Gebot der Stunde.

Parolen aus dem 19. Jahrhundert

In Deutschland operieren noch immer viele Unternehmen nach veralteten Prinzipien, obwohl sich der Markt drastisch verändert hat. Nine to five Jobs sind ein Auslaufmodell, das den heutigen Anforderungen an eine Arbeitszeitgestaltung ganz einfach nicht mehr gerecht wird.

Das Motto: „Acht Stunden Arbeit, acht Stunden Freizeit, acht Stunden Erholung“, wie es der walisische Reformer Robert Owen im 19. Jahrhundert erstmals propagierte, kann in Zeiten hochdynamischer Märkte nicht mehr zeitgemäss sein. Heute treffen eine starre Personaleinsatzplanung und veraltete Arbeitszeitmodelle auf einen sehr volatilen Bedarf. Das passt nicht zusammen. Denn Agilität und schnelle Reaktionszeiten sind für Schichtplaner mittlerweile das Mass der Dinge.

Manuelle Planung erhöht den Aufwand

Warum werden aber in vielen Unternehmen noch veralte Modelle und starre Planungstools benutzt, die wenig Spielraum zulassen? Die Hauptursache: viele Linien- und Personalmanager schrecken vor der zunehmenden Komplexität der Planung zurück. Denn: Je flexibler die Arbeitszeitmodelle, desto komplexer ist die Planung. Kein Planungsverantwortlicher ist in der Lage, vollständig manuell oder mit Tabellenkalkulation die operative Personaleinsatzplanung an den Bedarf anzupassen, gleichzeitig für die Einhaltung von gesetzlichen, tariflichen und betrieblichen Vorschriften zu sorgen und zusätzlich eine faire Planung zu gewährleisten. Zudem verursacht eine flexible Einsatzplanung bei manueller Bearbeitung einen enormen administrativen Aufwand in der Verwaltung und Bewertung von Arbeitszeiten.

Arbeitszeitflexibilisierung: Die Methoden aus einem Blick

Die Erfahrung aus vielen Projekten hat gezeigt, dass unterschiedliche Lösungsansätze zur Flexibilisierung miteinander kombiniert werden können. Diese sind beispielsweise:

• Flexible Schichtmodelle
• Jahresarbeitszeitkonten
• Lebensarbeitszeitkonten
• Gleitzeit
• Teilzeitverträge
• Reorganisation der Personalstruktur
• Schaffung von Arbeitszeitkorridoren

Mehr Produktivität und Servicequalität

Sind effektive Flexibilisierungsmassnahmen geschaffen, können Unternehmen frühzeitiger, schneller und effizienter auf Auftragsspitzen oder Personalausfälle reagieren. Die Kosten werden optimiert und die Produktion oder der Betrieb zu jeder Zeit sichergestellt. Produktionsunternehmen sind in der Lage, schwankende Auftragslagen auszugleichen, Logistikunternehmen halten ihre Lieferversprechen ein, Handelsunternehmen wahren den Servicelevel und die Abschöpfungsquote und im Gesundheitswesen ist die optimale Versorgung der Patienten gewährleistet. Arbeitszeitflexibilisierung optimiert branchenüberreifend entlang der gesamten Wertschöpfungskette.

Nutzenpotenziale durch Arbeitszeitflexibilisierung

Die Erfahrung aus bisherigen Projekten zeigt: Bei einem mittelständischen Unternehmen mit circa 300 Beschäftigten konnten nach der Einführung individueller Schichtmodelle Einsparpotenziale von bis zu 800.000 Euro pro Jahr realisiert werden.

Flexibilität ist keine Einbahnstrasse

Eines ist in den letzten Jahren immer deutlicher geworden: Unternehmen können nur mit ihren Mitarbeitern gemeinsam erfolgreich sein. Arbeitszeitflexibilisierung darf daher nicht einseitig von der Belegschaft gefordert werden, die Unternehmen müssen heute „win-win“ Situationen schaffen.  Umfragen von arbeitnehmerfreundlichen Organisationen wie der IG Metall zeigen, dass die meisten Mitarbeiter offen für fachliche und zeitliche Flexibilität sind – wenn sie davon ebenfalls profitieren. Besonders wichtig ist ihnen dabei eine hohe Verlässlichkeit in der Personaleinsatzplanung.

Arbeitszeitflexibilisierung in der Praxis umzusetzen, ist jedoch eine enorme Herausforderung: Unternehmen müssen unterschiedlichste Schwerpunkte der Interessensgruppen und gesetzliche Rahmenbedingungen im Planungsprozess berücksichtigen. Gleichzeitig ist die Auftragslage relevant für den Einsatzplan. Und die schwankt heute in vielen Unternehmen stark. Viele Organisationen planen noch zu starr, um Personalkapazitäten lang- und kurzfristig an den tatsächlichen Bedarf anpassen zu können und die Vorteile des flexiblen Arbeitens optimal zu nutzen. Ein professionelles Workforce Management System schafft die nötigen Voraussetzungen.

Arbeitszeitmodelle der Zukunft

Zukunftsfähige Arbeitszeitmodelle beziehen die Lebensphasen und Interessen der Mitarbeiter immer mit ein, denn je nach Lebensabschnitt verändern Mitarbeiter ihren Schwerpunkt bezüglich Zeit und Geld. Wer in den ersten Berufsjahren Vollzeit und Nachtschichten noch gut meistert, will nach Gründung der Familie vielleicht in die Teilzeit wechseln.

Ältere Arbeitnehmer sollten gemäss ihrer Leistungsfähigkeit und eventuellen Einschränkungen smart eingesetzt werden – das gilt ganz besonders im Schichtdienst und bei schwerer körperlicher Arbeit. Dies sind nur einige Punkte, mit denen sich Unternehmen auseinandersetzen müssen, um im Markt attraktiv und erfolgreich zu bleiben. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels und des demographischen Wandels braucht es ein Umdenken in Bezug auf die Arbeitszeit.

Zum Thema Flexibilisierung von Arbeitszeiten haben wir abschliessend mit Markus Wieser, unserem Managing Director Product Management gesprochen.

Markus, weshalb ist das Thema Flexibilisierung so wichtig?

Arbeitszeitflexibilisierung in der Praxis umzusetzen, ist eine echte Herausforderung. Unternehmen müssen unterschiedlichste Interessensgruppen und gesetzliche Rahmenbedingungen berücksichtigen. Dazu gehören auch immer mehr die Bedürfnisse und Wünsche der Mitarbeiter.

Gesetze und Anforderungen der Stakeholder ändern sich jedoch permanent. Deshalb geht es immer stärker darum, den Personaleinsatz entlang von Kollektivverträgen, Betriebsvereinbarungen und Unternehmensspezifika flexibel zu planen und die vorhandene Arbeitszeit optimal und gleichzeitig regelkonform zu nutzen.

Was müssen europäische Unternehmen seit dem EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung beachten?

Unternehmen, die bereits eine Software für Workforce Management nutzen, sind jetzt gut aufgestellt. Denn sie ermöglicht die lückenlose und differenzierte elektronische Erfassung der Arbeitszeit, so wie das aktuelle EuGH-Urteil es vorschreibt. Die Zeiterfassung kann direkt am Arbeitsplatz per PC, über ein Software-Terminal bzw. Telefon oder unterwegs per App auf dem Smartphone erfolgen.

Intelligente Automatismen weisen auf fehlende Zeitbuchungen hin und machen die Zeiterfassung sicher und effizient. Die lückenlos erfassten Arbeitszeiten bilden dann die Basis für die Berechnung von Zeitkonten und Zuschlägen sowie die automatische Prüfung von Regeln, etwa die maximale Arbeitszeit oder das Einhalten von Ruhezeiten. So ermöglicht eine Software für Zeitwirtschaft auch gesetzeskonforme Prozesse.

Und welche Rolle spielt mobiles Workforce Management in diesem Zusammenhang?

Bei vielen Dienstleistungsunternehmen, zum Beispiel im Facility Management, bei Multi-Dienstleistern, im Öffentlichen Dienst bei Bau- und Gartenämtern oder der Stadtreinigung, sind die Mitarbeiter überwiegend in mobilen Teams im Einsatz. Dort ist die Arbeitszeiterfassung über PCs oder Terminals nur schwierig realisierbar. Mit unserer mobilen App können die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten jederzeit und überall erfassen und richtig kontieren bzw. direkt auf die entsprechenden Projekte buchen.

Auch Gruppenbuchungen sind über das Smartphone oder Tablet eines Teamleiters, beispielsweise bei der Gebäudereinigung, möglich. Damit steht der Unternehmenszentrale ein korrekter Nachweis über die tatsächlich geleistete Arbeit zur Verfügung – für ein Projektcontrolling in Echtzeit und maximale Transparenz. Das ist vor allem für Multi-Dienstleister wichtig.

Wie können denn Self Services bei der FLexibilisierung der Arbeitszeit helfen?

Digitalisierte Workflows für Routinethemen wie Abwesenheitsanträge, Zeiterfassung oder Zeitkorrekturen und die entsprechenden Genehmigungen helfen Mitarbeitern und Vorgesetzten dabei, Personalprozesse schnell und korrekt abzuwickeln. Über intuitive Self Services können die Mitarbeiter einfach und bequem ihren Urlaub oder Zeitausgleich beantragen, den Dienstplan und Salden abfragen oder vergessene Stempelzeiten nachtragen.

Das fördert die Eigenverantwortung, steigert die Motivation und reduziert gleichzeitig Rückfragen in der Personalabteilung. Im Zuge der Arbeitszeitflexibilisierung gewinnt aber auch die Einbindung der Mitarbeiter in die Arbeitszeitgestaltung an Bedeutung. Auch das gelingt über Mitarbeiterportale wie unser Staff Center: Wunschdienstpläne, Schichttauschbörsen oder die Berücksichtigung von Fahrgemeinschaften tragen zu einer ausgeglichenen Work-Life-Balance bei und fördern gleichzeitig die Bereitschaft zu mehr Flexibilität.